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万达集团开会,你该掌握这5大高效秘诀

会议冗长拖沓,沉闷低效,员工感觉乏味无趣,无异于深受酷刑折磨,会议越开越人心涣散.....

会议是每个企业必备的工作环节。相比较微信一言一语的聊天,它传达信息的方式更加高效,信息量更丰富。除了文字以外,参与者的动作、声音、语气同样也在传递着信息。

然而,很多企业却不懂得合理利用会议,使得会议漫长无趣,结果适得其反。那么,怎样才能让我们的会议更加高效、有价值、有意义?

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作为中国房地产巨头、世界500强企业的万达集团,有着自己的高效开展会议的方法。今天,小编就以万达集团为例,与大家一起探讨如何高效开会。

提前10分钟到场

在万达,开会迟到是很尴尬的事情。这并不是指会对人做出处罚,而是会让你自己内心感觉难堪。

曾经,有一个总经理级别的人,第一参加会议时掐点赶到。进屋却发现所有人都在盯着他看,瞬间感觉内心毛骨悚然。会后,有同事好心提醒他,下次早点来,别再掐点了。

为了不迟到,第二次他提前五分钟到场,却发现和第一次情况相同。事后才得知,原来万达要求不管大大小小的会,与会成员必须提前10分钟到场。

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在这提前的10分钟里,与会成员可以仔细了解会议流程。这让所有人在准时开会时,能够提前进入状态。

内容精准,准时散会

准时开会容易,散会难。在会议过程中,把控时间是一件很难的事。有时,会议主持者一件事说得很起劲,常常造成会议时间延长。但在万达基本都准时结束,极少拖延的情况,原因主要在于三方面:

第一, 会议主持者提前安排可行落地的会议议程,明确会议过程中每件事情的时间节点。这就要求会议主持者对自己所讲的内容做到胸有成竹,把握好时间进程。

第二, 在会议通知时,明确会议开始时间、结束时间。时间有了合理的规划,与会成员也能够合理地安排自己的工作,避免会议时间过长,耽误工作的情况出现。

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第三, 定好的时间,不轻易改变,每条发言做到精准,不浪费时间。在这样的要求下,每个人都能提升自己的效率,将时间大大缩短,避免了人们因无聊而无所事事。

长此以往,在制度的约束下,人们的时间观念、开会效率、责任意识都会有所提升,从而提升整个会议效率。

最多10ppt

开会从来没有废话,也是万达会议特点之一。

万达要求所讲的内容必须是干货,如果你在会议中说些与会议无关的话,只会被打断,并且被告知“你说的内容不用跟我汇报”。

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在万达会议所用到的PPT,都是有模板的。一般会议不允许超过10张,跟董事长和高层领导汇报不超过3张。所有的内容都必须精简,是事情的重点。如果有详细的内容需要汇报,可以设置链接,在后面具体补充细节。

万达每个业务板块的一把手,都是每人手中10ppt15分钟时间。这样精炼的内容,加上纯干货,效率还会低吗?

有话语权的人亲自开会

想随便找个人替自己开会?在万达这是不可能的。

参加会议的人员,必须是能做主、能代表部门的人。比如:总裁开会,必须是副总裁汇报;副总裁开会,必须是总经理汇报......以此类推,将工作内容落到实处,不要指望迂回战术,这是行不通的。

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制度看似森严,但能保证下级领导者全面了解部门工作,自己以身作则,做到人性化工作。

会后专人监督记录

会后,如果不将内容落到实处等于会议白开。像周例会、月会、季度会以及各种总结会议,万达都要求有会议纪要,发送给每个人。在开会过程中确定的事情,要落实到每个人、每件事以及具体时间段,根据量化指标来跟踪任务情况。

执行人员需要将工作内容、截止日期、目前进度、预计时间等情况汇报给负责人。另外还有专人来记录,以方便下次开会一一核对,确保进度正常。

总结来说,万达会议高效的原因主要在于节省一切不必要的时间,将工作内容做到实处,负责人真正将责任担起来,这样团队就可以利用会议节省下来的时间,做更多的事情。


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